Esta es la segunda parte de una serie de tres artículos donde analizamos algunas claves para tener en cuenta a la hora de elegir un software de captación de fondos. Si te perdiste la primera parte en la que hablamos del coste de la herramienta, puedes leerla aquí.
En este segundo artículo hablaremos sobre algunas funcionalidades clave que debería tener nuestra plataforma de donación.
Una buena opción es antes de empezar a buscar este tipo de software es escribir qué necesidades tiene tu organización. De esta manera podrás filtrar mucho mejor las diferentes opciones que hay en el mercado y elegir aquella que mejor se adapte a tus necesidades.
Funcionalidades clave para tu plataforma de donación online
CRM
Mejor o peor pero es imprescindible que tenga una CRM (Cliente Relationship Manager) incluido. Con un CRM podremos conocer en detalle los datos y comportamiento de nuestros donantes.
No solo se trata de saber su nombre, apellidos o email. Es mucho más. El poder saber si un donante ha donado más de una vez o el importe total de sus donaciones, es una información clave.
No hace que sea un CRM muy complejo, para ello ya existen softwares específicos, pero si que tenemos exigir una mínima funcionalidad de este tipo a nuestra plataforma de donación online.
Donaciones recurrentes
Hay dos tipos de donación: puntual y recurrente. Cada vez más estamos acostumbrados a suscribirnos a diferentes servicios: gimnasios, Netflix, Spotify,… Las suscripciones mensuales son algo normal hoy día. Bajo este mismo concepto debemos plantear la suscripción como socio a nuestra organización.
Contar con una buena base de donantes recurrentes es algo muy importante para cualquier organización pues te asegura unos ingresos recurrentes todos los meses.
El coste de adquisición de un donante puntual es 5 veces mayor que el de retener a un donante recurrente. Cuida a tus donantes recurrentes y hazles sentir especiales.
Formularios de donación
Normalmente hay dos opciones de proceso de donación: mediante un formulario en tu propia página o derivando al donante a una página externa de donación.
Una norma básica en el mundo del ecommerce es mantener a tu usuario dentro de tu página web en todo momento. Cuando compras en Amazon no te manda a un tercero a pagar, lo haces todo dentro de la propia página de Amazon. Lo mismo aplica al proceso de donación. No es bueno que el donante tenga que abandonar tu página para completar la donación.
El contar con formularios de donación te permite mantener el control sobre el donante en todo momento. Pero no solo sobre el donante, también sobre tu marca, el mensaje o la calidad del proceso.
Cuida el diseño de tus formularios de donación, pide los datos imprescindibles y haz que el proceso sea rápido y sencillo. Una buena opción es dar diferentes opciones de cantidades a donar para ayudar al donante a decidirse.
Toma como referencia aquello que veas en las mejores tiendas online y aplícalo a tu proceso de donación.
Certificados de donación automático
Si eres una Fundación o una organización de utilidad pública podrás ofrecer certificados de donación a tus donantes con lo que podrán desgravarse parte de la donación en su próxima declaración de la renta. Una opción muy interesante e importante que puede hacer que el donante se decida a colaborar o no.
Una vez que se ha producido la donación y el donante lo ha solicitado (no olvides dar la opción de pedir certificado de donación directamente desde tu formulario de donación), tendrás que emitir los certificados para cada donante.
Cuando tienes poco volumen es algo relativamente sencillo, pero a medida que tengas cada vez más donantes es algo que te puede llegar a bloquear el día a día del funcionamiento de tu organización. Es un requisito legal así que no podrás dejarlo de hacer.
El que el software emita de manera automática los certificados de donación es una funcionalidad clave que nos ahorrará muchas horas de trabajo y muchos quebraderos de cabeza.
Además, normalmente el propio software se encargará de enviar de manera automática el certificado al donante.
De nuevo tomamos como referencia los procesos del mundo ecommerce. Cuando compras un producto en una tienda online te llega un mail de confirmación de compra con información de lo que has comprado y lo que has pagado. Lo mismo tenemos que hacer en nuestra organización.
Cuando un donante realice una donación tiene que recibir inmediatamente un email con la información de su donación. En este email se suele aprovechar para incluir el certificado de donación. No tiene que ser un email super elaborado, es una simple notificación, no lo compliques. Son emails automáticos así que no te robarán tiempo.
Una buen software te permitirá modificar la plantilla de este email modificando algunos aspectos del mismo como el texto o los colores.
Como continuidad a este primer email siempre recomendamos crear una serie de campañas de email marketing que mantenga el contacto con el donante informándole de todo lo que haces en la organización.
Responsive
Desde un móvil, una tablet o un ordenador. Todos distintos pero todos iguales. Los formularios de donación se tienen que adaptar sin problemas a cualquier tipo de dispositivo, incluso si cuenta con diseños optimizados, por ejemplo para móvil, todavía mejor.
Traducciones
Vivimos un mundo global y así debe ser nuestro proyecto. No descartes el traducir la plataforma a otros idiomas y así poder llegar a más países y más gente. Más aún si nuestro proyecto es internacional.
Atención al cliente
Uno de los problemas de este tipo de softwares es que muchas veces son complicados de configurar y manejar por una persona no experta. Por eso es muy importante que el servicio de atención al cliente y soporte sea ágil y experto.
Que ese servicio de atención al cliente se complete con una sección online de documentación, foros o videotutoriales es también algo a tener muy en cuenta.
Estas son solo algunas de las funcionalidades que considero claves dentro de una buen software de captación de fondos.
